Reducir riesgos asociados con el incumplimiento de normativas ambientales: Minimiza las posibilidades de sanciones y multas al asegurar el cumplimiento de las normativas ambientales.
Incumplimiento de regulaciones: Las empresas pueden enfrentar sanciones por no cumplir con las normativas de conservación y gestión de documentos.
El acceso y recuperación de información es el último componente clave de la gestión documental. Consiste en proporcionar a los usuarios autorizados la capacidad de buscar, acceder y recuperar rápidamente los documentos que necesitan. Esto puede lograrse mediante la implementación de interfaces de usuario intuitivas y funciones de búsqueda avanzada que permitan a los usuarios encontrar documentos utilizando palabras clave, fechas o criterios específicos.
Explora los fundamentos de la captura de documentos y descubre cómo digitalizar tus procesos de manera eficaz. Te damos nuestros consejos para un uso óptimo en la empresa.
En México, una documentación organizada y actualizada es clave para cumplir con las regulaciones ambientales y obtener certificaciones. Un Sistema de Gestión Documental permite a las empresas:
El primer paso en la implementación de un DMS es realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de la organización. Este análisis debe incluir:
A pesar de los numerosos beneficios, las organizaciones pueden enfrentar diversos desafíos al implementar un sistema de gestión documental. Uno de los principales problemas es la resistencia al cambio.
Por un lado, fomenta la eficiencia operativa al reducir el tiempo que los empleados dedican a buscar información. Por otro lado, optimiza los recursos, evitando duplicidades y errores que pueden resultar costosos.
Importación desde otros sistemas: Los documentos almacenados en otros sistemas pueden importarse a los gestores documentales. Por ejemplo, estos documentos pueden enviarse a una carpeta "controlada" que utilice un flujo de trabajo para distribuirlos a la persona adecuada.
twenty de junio de 2024 / gestión-documental / Por admin Los Sistemas de Gestión Documental (DMS) son herramientas esenciales que permiten a las organizaciones administrar sus documentos de manera electronic, optimizando procesos y mejorando la productividad.
Acceso Remoto: Los usuarios pueden acceder a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengan una conexión a internet. Esto es perfect para organizaciones con equipos distribuidos geográficamente Gestión Documental o con empleados que trabajan de forma remota.
Repositorios Centralizados: Los documentos se almacenan en un repositorio centralizado que facilita su acceso y gestión.
Costes Iniciales Reducidos: Los modelos de pago por uso o suscripción mensual reducen los costes iniciales, ya que no es necesario invertir en hardware o licencias de software costosas.
La implementación de un DMS puede mejorar significativamente la productividad de una organización al proporcionar herramientas eficientes para la gestión de documentos. Algunas de las formas en que un DMS puede mejorar la productividad incluyen: